CRM w kancelarii prawnej — zbędny wydatek czy niezbędne narzędzie?

CRM w kancelarii prawnej

Kiedyś przychodzi taki czas, że prowadząc własną kancelarię, stajesz się powoli przytłoczony ilością informacji, o których musisz pamiętać.

Dane Twoich klientów, rodzaje spraw, znajomość sprawy, liczne telefony od klientów „co w sprawie” itd. Jest tego cała masa.

Nie ma chyba prawnika, który nie czułby się tym wszystkim po prostu źle.

Pół biedy jeśli nadmiar informacji skutkuje tylko złym samopoczuciem, gorzej jeśli zaczynasz się powoli gubić w natłoku.

W międzyczasie próbujesz tymi informacjami jakoś zarządzać, osobny folder na dysku twardym dla każdego z klientów staje się oczywistością, ale to nie wystarcza.

Kalendarz puchnie od notatek, testujesz pewnie jakieś rozwiązania przeznaczone do organizacji pracy.

Z reguły kończy się to podwójną stratą czasu, tracisz czas na naukę i wdrożenie nowych rozwiązań, a nikt przecież nie wykona za Ciebie codziennej merytorycznej pracy…

Jednym z rozwiązań może być oprogramowanie zwane branżowo CRM.

CRM w kancelarii prawnej

Gdyby posiłkować się definicją oferowaną nam przez Wikipedię to CRM jest określany jako system informatyczny, który automatyzuje i wspomaga procesy na styku klient — organizacja w zakresie pozyskania oraz utrzymania (obsługi) klienta, czyli system wspomagający pracę działów marketingu, sprzedaży, obsługi klienta czy zarządu.

Choć rzeczywiście takie rozwiązanie jest dedykowane do zarządzania tzw. relacją z klientem, to w przypadku funkcjonowania kancelarii prawnej takie oprogramowanie może być wykorzystane znacznie szerzej.

Przede wszystkim zaletą oferowanych na rynku programów jest zebranie informacji o kliencie w jednym miejscu, gdzie można do klienta przyporządkować określone sprawy, czynności podjęte w tych sprawach lub przechowywać sporządzone czy też otrzymane dokumenty w danej sprawie.

Wiele z dostępnych na rynku programów oferuje również możliwość mierzenia czasu pracy, udostępniania wybranych spraw pracownikom kancelarii oraz wystawienia dokumentów finansowych.

Szybko rozwijające się nowe technologie pokazują jednak, że dane zebrane w systemach CRM mogą pozwolić na zwiększenie efektywności kancelarii i optymalizację kosztów poprzez analizę wprowadzanych tam danych (kosztów stałych, przychodów, rentowności pod względem prowadzonych spraw, obsługiwanych klientów).

Zawarte w CRM dane są podstawą do wykorzystania algorytmów sztucznej inteligencji do automatycznego generowania nie tylko pism sądowych, ale też różnego rodzaju korespondencji, która nosi znamiona powtarzalności.

Z pomocą mogą przyjść tzw. duże modele językowe, które mogą z powodzeniem wspomagać utrzymywanie relacji z klientami np. poprzez automatyczne odpowiadanie na maile klientów z wykorzystaniem danych zawartych w dokumentach.

W przypadku funkcjonowania kancelarii zatrudniającej kilku pracowników czy też przetwarzającej bardzo dużą ilość danych takie oprogramowanie jest punktem wyjścia niezbędnym do dalszej automatyzacji pracy prawnika i systematyzacji jego pracy.

Nie ma się co oszukiwać — takie systemy nie zawsze są rozwiązaniem dla każdej kancelarii.

Jednak są to programy coraz bardziej dostępne cenowo (np. LegalDesk oferowany przez spółkę Wolters Kluwer Polska) i rozbudowane, dlatego warto przyjrzeć się tym rozwiązaniom.

Masz pytania — napisz pod kontakt@mlex.pl

Bartłomiej Kasprzyk
prawnik

Zdjęcie: Andrea Piacquadio

***

Konwersja mowy na tekst — jak pisać dużo i to znacznie szybciej

Nie będę zbyt odkrywczy jeśli stwierdzę, że dużą część pracy prawnika zajmuje sporządzanie wszelakiego rodzaju pism — począwszy od maili do klientów, a skończywszy na pismach procesowych.

Myślę, że oprócz uczestniczenia w rozprawach oraz dokonywania wszelakiego rodzaju analiz, to właśnie ta część jest najbardziej czasochłonna [Czytaj dalej…]